DBC ltd. Логотип

О совещаниях

logo_dp_ar3*Все материалы приводятся в авторской редакции

Какую богатую информацию о системе управления компаниями дает наблюдение за совещаниями! Здесь выпукло и отчетливо проступают все характерные особенности, присущие сложившемуся стилю управления, все сильные и слабые стороны менеджмента. Многочасовые "посиделки", полные бесполезных споров и дискуссий… Совещания, на которых так ничего не решается... Десять совещаний в неделю: "когда же работать?!" Знакомая картина?

Совещание, как инструмент управления - один из самых дорогостоящих. Посчитайте, в какую сумму обходится время участия всех занятых в нем руководителей, и сопоставьте с "ценой" решаемых вопросов. Довольно часто такое сравнение заставляет задуматься: а зачем мы проводим эти совещания? Так ли они нужны компании?

Если рассматривать значение слова "совещание", то в первую очередь это совет, собранный для коллективного обсуждения и принятия решения. Не стоит путать совещание с собраниями, проводимыми с разными целями (информирование, обмен взглядами и мнениями, инструктаж и пр.). Целью совещания должно быть принятие решения.

Исходя из этого, оценим основные характеристики совещаний.

Состав участников. А действительно ли решаемые вопросы требуют участия всех собравшихся руководителей и специалистов? Нередко приходилось в нашей практике наблюдать совещания 15-20 руководителей, на которых половина участников откровенно скучает и не принимает участия в обсуждениях и дебатах. Зачем они здесь?

Регулярность проведения. Есть ли у повторяющихся совещаний закрепленное время и действительно ли совещания начинаются, когда назначено? Когда у совещаний есть постоянное время проведения, это позволяет всем участникам планировать свои рабочие дела. А пунктуальность участников, как правило, свидетельствует о хорошей организации дел в компании.

Цель совещания. Понятна ли цель совещания тем, кто его организует и тем, кто в нем участвует? Мелочь, казалось бы, в начале объявить, зачем мы все здесь собрались, но насколько продуктивнее становится работа участников! Вспомним классическое: "Господа! Я собрал вас, чтобы сообщить пренеприятное известие..."

Повестка и регламент, ведение протокола. В большинстве случаев участники узнают о повестке непосредственно на совещании. После чего заслушивают длинные устные сообщения (беда "визуалам" и "кинестетикам"!). А часто ли мы наблюдаем четкий регламент обсуждения? Всегда ли на совещании ведется подробный протокол, позволяющий не потерять важную информацию и качественно подготовить итоговые документы?

Распределение ролей среди участников совещания. Кто отвечает за ведение совещания, кто отвечает за фиксацию хода и результатов совещания, кто отвечает за соблюдение регламента (если он есть, конечно)? Каким образом фиксируются результаты обсуждений и принятые решения? Слишком часто принятое с большим трудом важное решение в итоге искажается только из-за того, что никто не записал его точную формулировку!

И если подводить итог: с нашей точки зрения, самой важной частью совещания является его подготовка. Если участники заранее знакомятся с повесткой дня и готовят свои предложения, ведущий четко формулирует цели и возможные варианты решения, все информационные материалы доступны и наглядны - эффективность работы вырастет на порядок. Что, собственно, и требуется.